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企业规章制度制定后如何进行公示或告知?

【实务操作】
关于如何公示、公示的方法以及形式,法律上均无明文规定,只要用人单位能够充分证明已经公示或告知劳动者即可,因此一定要妥善保管劳动者签字确认的材料。实践中可用作公示或公告的手段很多,以下列举常见的几种方式:
(一)阅读签字法。用人单位将规章制度交由每个员工阅读,并且在阅读后签字确认。阅读规章制度的签字确认,可以通过制作表格进行登记,也可以制作单页的声明由员工签字,内容可以包括员工确认“已经阅读”并且“承诺遵守”。

(二)发放签收法。用人单位制作员工手册,即将企业的规章制度汇编成册并融合进企业的员工手册里,让员工签收,并确认已经知晓该规章制度的全部内容且同意遵守。

(三)培训法。用人单位对员工进行规章制度的培训。培训的方式多种多样,但是一定要求员工签到,同时需要注明培训时间、培训地点、参会人员、培训内容等必要信息,谨慎地保留好培训签到记录。切记:不要让其他人代替员工签字,即使代签的人和本人是夫妻关系。

(四)考试法。开卷或者闭卷考试都是可以的,没有任何区别。主要的是要有劳动者的签名,并保留好试卷。如果用人单位对考试参加者发给小小的奖励会更激励劳动者对规章制度的学习热情。

(五)大会公示。用人单位可以通过召开职工大会公示,并以适当方式(例如以“签到”和其他方式)来保留证据。利用此种方法时用人单位需要注意的是,劳动者签到的材料一定要反映大会的内容,一定要能够证明该次会议就是该规章制度的学习会议。

(六)公告栏张贴法。在公司里将规章制度的内容公告,并且将公告的现场进行拍照、录像等方式的记录备案,并可由公司里的治安、物业管理等人员见证。该形式不便于充分举证,不建议用人单位单独采用。

(七)电子邮件通知法。公司通过邮箱系统将规章制度发送至所有员工,这一公示方法在大型企业、高科技企业及跨国企业中运用较为广泛。但,这一公示方式如操作不严密,将会导致公示行为无效的后果。公司采用电子邮件方式公示规章制度的,应当有其他制度明确电子邮件是公司发布规章制度的一种形式,并且应当在劳动合同书、入职登记表等材料中明确个人的有效电子邮箱,或者由公司分配工作邮箱,并明确劳动者对电子邮箱发送接收邮件的行为承担完全的责任。该形式不便于充分举证,不建议用人单位单独采用。

(八)局域网公布法,即通过用人单位的网站公示规章制度。该种公示方法因操作便捷,在实务中较为常见,但被认定公示无效的风险较大,不建议用人单位采用。

(九)作为劳动合同的附件。即在劳动合同中,明确约定将规章制度作为合同的附件。采取这一公示方法的,应当对规章制度的名称、文件号等进行明确无误的表述和记录。需要注意的是,该方式有可能不利于规章制度的修订。

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涉及的法律法规
  • [1] 中华人民共和国劳动合同法(2012年修订本)

    第四条 用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。 用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。 在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。 用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。

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    企业规章制度制定后如何进行公示或告知?

    【实务操作】
    关于如何公示、公示的方法以及形式,法律上均无明文规定,只要用人单位能够充分证明已经公示或告知劳动者即可,因此一定要妥善保管劳动者签字确认的材料。实践中可用作公示或公告的手段很多,以下列举常见的几种方式:
    (一)阅读签字法。用人单位将规章制度交由每个员工阅读,并且在阅读后签字确认。阅读规章制度的签字确认,可以通过制作表格进行登记,也可以制作单页的声明由员工签字,内容可以包括员工确认“已经阅读”并且“承诺遵守”。

    (二)发放签收法。用人单位制作员工手册,即将企业的规章制度汇编成册并融合进企业的员工手册里,让员工签收,并确认已经知晓该规章制度的全部内容且同意遵守。

    (三)培训法。用人单位对员工进行规章制度的培训。培训的方式多种多样,但是一定要求员工签到,同时需要注明培训时间、培训地点、参会人员、培训内容等必要信息,谨慎地保留好培训签到记录。切记:不要让其他人代替员工签字,即使代签的人和本人是夫妻关系。

    (四)考试法。开卷或者闭卷考试都是可以的,没有任何区别。主要的是要有劳动者的签名,并保留好试卷。如果用人单位对考试参加者发给小小的奖励会更激励劳动者对规章制度的学习热情。

    (五)大会公示。用人单位可以通过召开职工大会公示,并以适当方式(例如以“签到”和其他方式)来保留证据。利用此种方法时用人单位需要注意的是,劳动者签到的材料一定要反映大会的内容,一定要能够证明该次会议就是该规章制度的学习会议。

    (六)公告栏张贴法。在公司里将规章制度的内容公告,并且将公告的现场进行拍照、录像等方式的记录备案,并可由公司里的治安、物业管理等人员见证。该形式不便于充分举证,不建议用人单位单独采用。

    (七)电子邮件通知法。公司通过邮箱系统将规章制度发送至所有员工,这一公示方法在大型企业、高科技企业及跨国企业中运用较为广泛。但,这一公示方式如操作不严密,将会导致公示行为无效的后果。公司采用电子邮件方式公示规章制度的,应当有其他制度明确电子邮件是公司发布规章制度的一种形式,并且应当在劳动合同书、入职登记表等材料中明确个人的有效电子邮箱,或者由公司分配工作邮箱,并明确劳动者对电子邮箱发送接收邮件的行为承担完全的责任。该形式不便于充分举证,不建议用人单位单独采用。

    (八)局域网公布法,即通过用人单位的网站公示规章制度。该种公示方法因操作便捷,在实务中较为常见,但被认定公示无效的风险较大,不建议用人单位采用。

    (九)作为劳动合同的附件。即在劳动合同中,明确约定将规章制度作为合同的附件。采取这一公示方法的,应当对规章制度的名称、文件号等进行明确无误的表述和记录。需要注意的是,该方式有可能不利于规章制度的修订。

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